83% Têm Posição Designada: Por Que Esse Dado Não Significa Ter uma Mesa Nominal Estática 1:1

Quando as empresas intensificam a transição para o modelo presencial ou híbrido estruturado, uma das primeiras dúvidas que chegam às mesas dos diretores de Corporate Real Estate (CRE), Facility Management (FM) e RH é: devemos voltar a ter mesas fixas e nominais para cada colaborador (modelo 1:1)?

No KPS Cast #06, Celso Saito e Luís Gustavo Campos analisam os dados de pesquisas globais e alertam para a leitura rasa que o mercado costuma fazer das estatísticas de ocupação.

Dos profissionais entrevistados, 83% afirmam ter um assento designado, enquanto apenas 17% operam sem assento fixo. Desses 17%, 59% declaram que gostariam de ter uma posição designada, e 41% afirmam que “onde houver lugar para sentar, sentam”.

A grande armadilha está na interpretação desse dado. O mercado muitas vezes conclui precipitadamente que as pessoas querem voltar ao modelo antigo, com porta-retratos na mesa, gaveteiro trancado e uma mesa nominal que permanece vazia durante as férias ou viagens de trabalho. A realidade não é essa.

O que o colaborador realmente quer: a garantia de vizinhança e ergonomia

O que o colaborador exige ao ir ao escritório não é a propriedade de uma mesa específica, mas a garantia de um posto de trabalho ergonômico de alta qualidade no “bairro” ou na “vizinhança” da sua equipe.

A verdade por trás dos 83%

Interpretação errada do mercado	Interpretação real (centrada nas pessoas)
Retorno ao modelo nominal 1:1	Garantia de assento ergonômico
Mesas vazias acumulando poeira	Alocação por vizinhanças de time
Controle e rigidez de presença	Posições coringa e docking stations
Desperdício financeiro de m²	Taxa de ocupação real entre 50% e 55%

Quando o escritório adota um hot desking desestruturado, os colaboradores que chegam mais tarde são empurrados para banquetas altas de balcão na janela, ambientes projetados para permanências curtas de 20 minutos, e não para jornadas de 8 horas.

Após semanas trabalhando em posições inadequadas e sem suporte lombar, surge o desejo por “posições designadas”. A insatisfação, portanto, não é com a flexibilidade em si, mas com a falta de ergonomia e de previsibilidade.

O dimensionamento real: a regra dos 50% a 55% de ocupação

Análises de campo e consultorias da OptiSpace mostram que a taxa média de ocupação real nos escritórios corporativos flutua entre 50% e 55%.

Mesmo em empresas com políticas presenciais de 3 a 4 dias por semana, fatores como férias, licenças, reuniões externas, eventos e viagens impedem que o prédio atinja 100% de ocupação física diária.

Componentes do dimensionamento de vizinhanças

Docking stations universais	Posições coringa	Quiet rooms e libraries
Monitor e cabo padronizados	Contingência para visitantes e dias de pico	Espaços de foco e hiperfoco

Em vez de alugar metros quadrados adicionais para manter 100 mesas para 100 colaboradores:

• Estruture vizinhanças por departamento: a equipe de Finanças ou de Marketing tem uma área reservada onde se acomoda democraticamente.
• Padronize a tecnologia (docking stations): todas as bancadas devem ter monitores, teclados e cabos universais pré-conectados.
• Mantenha posições coringa (contingência): reserve de 5% a 10% de assentos extras para picos de presença, visitantes de outras filiais e diretores em trânsito.

Redesenhe o dimensionamento do seu espaço com a OptiSpace

Forçar a volta das mesas fixas nominais traz de volta o desperdício de espaço e custos imobiliários desnecessários.

A metodologia OptiSpace combina dados reais de uso, diagnóstico comportamental e Change Management para calcular a proporção ideal de estações de trabalho para a sua empresa.

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